Ufficio stampa: a cosa serve e cosa fa

Sono tante le ragioni per cui enti, imprese e professionisti anche oggi, nell’era del self publishing, utilizzano o dovrebbero avvalersi di un ufficio stampa. Per costruire la propria immagine e farsi ricordare più che di pubblicità, c’è bisogno di azioni di comunicazione durature che comprendano un paniere in cui dentro c’è tutto, sia gli strumenti tradizionali che quelli di nuova generazione con un approccio integrato e bilanciato. La gente non ha smesso di guardare la Tv, leggere i giornali o ascoltare la radio. Va benissimo stare su Internet e provvedere in maniera, più o meno autonoma, alla propria comunicazione – gli stessi addetti stampa hanno adeguato il loro lavoro in funzione dei nuovi strumenti di PR online – ma, nell’affollamento della rete e dei social network, che non hanno nulla a che vedere con il marketing spinto ma sono sempre più orientati alla costruzione di una community, diventa sempre più complicato emergere soprattutto se si ha poco tempo da dedicare a questi mezzi. In questo contesto diventa innegabile l’importanza dell’ufficio stampa, sia in termini di credibilità che di visibilità. Anzi, si può tranquillamente affermare che oggi l’ufficio stampa è una leva strategica per il marketing e per il web e uno strumento “vivo” ed efficace da affiancare a pubblicità, social network e canali di proprietà. Prima però di addentrarci nei vantaggi – oggetto di un altro post -, è bene chiarire cos’è ma, soprattutto, cosa fa un ufficio stampa.

Che cos’è l’ufficio stampa

È l’organo che cura e veicola la comunicazione della tua impresa ai media rappresentati da testate giornalistiche cartacee, radiotelevisive e web ma che oggi include anche i blog di settore, gli influencer e il mondo social, per allargare il campo a tutti i soggetti e gli strumenti che permettono di entrare in relazione con i pubblici di riferimento. Chi svolge questo lavoro è l’addetto stampa, un tecnico della comunicazione che gestisce i rapporti con i media per conto dell’impresa o del singolo professionista che rappresenta.

Addetto Stampa o Press Agent

✮ Chi è

L’addetto stampa è, dunque, la figura centrale dell’ufficio stampa. Può lavorare in team, in agenzia, ma può essere anche un libero professionista. Deve essere un giornalista? Il più delle volte lo è ma, tranne che per le Pubbliche Amministrazioni, non è fondamentale che lo sia, purché si comporti e ragioni come tale.

✮ Che cosa fa

Un bravo addetto stampa tutela e promuove l’immagine del suo committente, offrendo ai media contenuti di interesse sulla sua attività in grado di guadagnare spazi organici – quindi non a pagamento -, al fine di ottenerne un ritorno positivo. Per fare questo, centrale è la capacità di raccogliere informazioni, estrarre contenuti e trasformare: i fatti in notizie, gli obiettivi commissionati in comunicati stampa e i racconti in storie già tradotte nel linguaggio giornalistico da presentare a chi potrebbe riprendere e approfondire la notizia. Un buon addetto stampa deve quindi fare sempre in modo che un fatto diventi una notizia appetibile per i media, entrando in sintonia con le domande del mestiere: per chi sto scrivendo questo messaggio? Farà presa e raggiungerà l’obiettivo? Chi sarà interessato?

✮ Competenze

Un bravo addetto stampa conosce le tecniche di comunicazione giornalistica e le regole del mondo dell’informazione. Oltre a buone doti di scrittura e linguaggio, deve essere dotato di fiuto e curiosità, capacità relazionali e di networking, disciplina organizzativa e gestione eventi media! Naturalmente, il press agent di oggi, come accennato, al di là del panorama dei media classici deve necessariamente conoscere e saper gestire anche lo spazio digitale, costruendo un continuo scambio di interazione tra questi due mondi apparentemente separati! Essendo, il più delle volte, lui stesso un giornalista sa come approcciarsi a loro in maniera professionale, è a conoscenza di quello di cui hanno bisogno, studia in maniera dettagliata la mappa dei media da raggiungere per il suo cliente e conosce i modi e i tempi più appropriati per contattarli, diventando una fonte diretta e affidabile dalla quale attingere news e informazioni.

Anche il giornalista ha bisogno dell’addetto stampa

Mistero svelato: giornalisti e addetti stampa, pur partendo da presupposti diversi, hanno un patrimonio professionale condiviso! Non sono solo gli uffici stampa ad avere bisogno dei giornalisti, ma è bene che si sappia che anche questi ultimi hanno bisogno degli addetti stampa per raccogliere notizie fresche e accurate. I giornalisti lavorano sulle fonti e spesso i press agent sono un ottimo bacino di notizie. Queste due professioni, è bene ancora una volta sottolineare, hanno in comune il legame con la notizia e la notiziabilità dei contenuti. In questo scambio reciproco nascono relazioni quotidiane imprescindibili. Se un giornalista riceve una mail da un ufficio stampa che lavora bene sarà, infatti, più portato a leggerla e quell’ufficio stampa diventerà per lui un punto di riferimento da consultare nel tempo: una sorta di “problem-solver” che può sveltire il suo lavoro.

Strumenti e principali responsabilità dell’addetto stampa

Fare l’addetto stampa significa conoscere i “trucchi” e maneggiare gli strumenti del mestiere. L’ufficio stampa non si limita a diffondere comunicati stampa, ecco qual è la sua routine e le sue principali mansioni:

√ Raccoglie informazioni relative al suo cliente individuando notizie interessanti da diffondere ai media.

√ Concorda con l’azienda una strategia di comunicazione e redige i comunicati stampa da trasmettere.

√ Studia blogger e testate. Tiene rapporti con i giornalisti, monitora e prepara la rassegna stampa.

√ Organizza conferenze ed eventi stampa realizzando press kit e materiali di supporto.

√ Risponde in maniera reattiva a tutte le richieste dei media per conto del suo cliente (per non bucare la notizia).

√ Organizza le interviste, realizza media training per “addestrare” clienti poco avvezzi al dialogo con la stampa, prepara media briefing che includano informazioni sulla testata e il giornalista, controlla la corretta diffusione delle informazioni veicolate verificando che tutto stia andando per il verso giusto.

Non solo….

√ Coordina con il social media manager, quando c’è, la linea per postare contenuti in armonia con il lavoro d’immagine che sta portando avanti.

√ Segue e partecipa a eventi, convegni, conferenze, trasmissioni in cui è presente il suo cliente cercando di favorire e ottimizzare l’incontro con la stampa presente.

Una postilla indispensabile…

L’ufficio stampa si costruisce “su misura” in base alla disponibilità economica, le esigenze e gli obiettivi del cliente. Non c’è bisogno di budget stellari, naturalmente però, quando questi sono ridotti all’osso anche l’addetto stampa è costretto a comprimere alcune delle attività elencate. Non ci si può certo aspettare che il press agent vi segua ovunque – o fornisca un servizio così completo – se la disponibilità finanziaria è esigua. Ad ogni modo: la presenza conquistata, il valore sia numerico che qualitativo degli articoli dedicati all’impresa, la reputazione veicolata, i backlink ottenuti, saranno sempre benefici di gran lunga superiori e certamente più economici di un piano pubblicitario equivalente!

In ultimo: “Che cosa si può comunicare con l’ufficio stampa?”

Ritornando alle premesse iniziali, oggi più che mai, comunicare e lavorare sul proprio personal branding è la regola numero uno! Imprese e liberi professionisti possono attivare un servizio di ufficio stampa per:

✎ Lanciare un nuovo prodotto o una nuova attività.

✎ Diffondere informazioni legate all’azienda, alle sue strategie di business o alle performance soprattutto se l’impresa ha in programma progetti di espansione o acquisizione di nuovi soci.

✎ Affermare la propria esistenza

✎ Aumentare la propria reputazione

✎ Comunicare con l’esterno

✎ Tutelare i propri interessi

Molte persone pensano di non avere nulla da raccontare: ignorano del tutto gli aspetti notiziabili della loro attività. Solo successivamente, durante una consulenza gratuita, si rendono conto di avere tra le mani notizie inaspettate. Per questo, vale sempre la pena accendere un dialogo con un consulente della comunicazione. Allo stesso modo, può capitare che chi immagina di possedere tutti i requisiti per andare sui giornali, in realtà, spesso non sia ancora pronto. Un buon ufficio stampa deve farti capire anche questo: perché non hai le carte in regola e, eventualmente, preparare il terreno!