Hai una boutique? Una Spa? Un ristorante che sta per lanciare un nuovo menù? Vuoi presentare il tuo brand o un nuovo prodotto? Insomma, non importa quale sia il tuo settore..per renderti visibile devi riuscire a catturare l’attenzione dei media.

►Ma come? Hai mai pensato di ricorrere a un press day?

Che cos’è? Un’esperienza..informale ed eccezionale!

Da dove si comincia? Te lo spiego in questo articolo come sempre: step by step!

Tutti i segreti per conquistare giornalisti, blogger e influencer!

#Cos’è un press day?

Da non confondere con la conferenza stampa, il press day è una giornata più intima e informale. Un evento stampa che serve a convocare giornalisti e trend setter per testare e conoscere da vicino il prodotto o il servizio che si intende promuovere sul mercato. Può essere convocato anche per rilanciare situazioni che, nel tempo, hanno perso un po’ di appeal e, quando è ben organizzato, può essere più utile di uno spot o di una campagna promo perché garantisce una copertura mediatica in tempi record! Ovviamente non si può improvvisare e nulla deve essere lasciato al caso.

Vediamo quindi le fasi organizzative di un press day!

#Breafing

Prima di partire, è molto importante che chi lavora con te sia presente, motivato e abbia chiari gli obiettivi. Pertanto, “crea”  questo evento insieme alla tua squadra e fai in modo che ognuno abbia il suo ruolo!

#Inviti e invitati – Recall e conferme

Ricordati: non è una festa, quindi, seleziona! Gli invitati devono avere a che fare col tuo target demografico e dovranno essere coloro che avranno l’occasione di parlare di te e della tua azienda sui loro media o sulle pagine che gestiscono, quindi, giornalisti (in cima alla lista), blogger e influencer che possiedono l’autorevolezza e l’esperienza per parlare del tuo settore.

Come invitarli? Prepara una mailing list ed estendi la tua richiesta tramite posta elettronica, allegando al testo un invito vero e proprio ►a proposito: sai come scriverne uno? Dedicherò a questo un post a parte! Dopo circa tre giorni, è bene fare un recall. Occupati di contattare chi non ha confermato la sua presenza per avere un quadro preciso e per assicurarti che la persona abbia comunque visto la mail (a volte la posta piena fa brutti scherzi).

#Ospiti Vip

Possono aiutare la diffusione della notizia. Chi si occupa di Pr solitamente “possiede” una Vip community pronta a seguire l’ufficio stampa. Per cui, a seconda della qualità dell’evento e del budget a disposizione, può coinvolgere personaggi famosi che contribuiranno a diffondere informazioni sul prodotto, farne parlare bene, trasformandolo in uno status symbol. Riuscire ad ottenere un parterre di personaggi non è male!

#Protagonisti

Il protagonista indiscusso di questa giornata è il prodotto o il risultato che deve essere presentato. Offri informazioni utili oltre il press kit e quello che si può vedere e toccare con mano. Se si tratta di una collezione, per esempio, spiega i motivi per i quali è nata, cosa ti ha ispirato, vai sui dettagli e sulle criticità che hai dovuto risolvere, racconta le tue emozioni. Sono tutte informazioni in più in grado di coinvolgere e suscitare empatia. Le sensazioni che saprai trasmettere saranno convertite nei racconti di chi è lì e ha il compito di comunicarle all’esterno…mica poca roba!

#Location 

Puoi organizzare tutto nella tua sede o prendere una location esterna. Se hai budget, l’ideale sarebbe organizzare addobbi e allestimenti personalizzati creando un tema instagrammabile che consenta agli ospiti di condividere, fin da subito, e in tempo reale quello che sta accadendo! Vietato scegliere posti dove la connessione scarseggia o addirittura non c’è. La parola d’ordine? Lasciare senza fiato!

#Accoglienza

Il momento dell’arrivo degli ospiti è importantissimo: prevedi all’ingresso la presenza di un incaricato che si occupi del “check-in” dei partecipanti. È fondamentale per: la distribuzione dei materiali stampa, monitorare la rassegna stampa e ottenere un feedback successivo all’evento.

#Press Kit

La cartella stampa è uno strumento fondamentale. Cosa contiene? Le informazioni relative all’azienda, il motivo della convocazione e la descrizione dei prodotti. Si può offrire in forma cartacea e/o in formato digitale mettendo tutto su una chiavetta USB ricca di immagini da scaricare. Non deve mancare perché è lo strumento che consente al giornalista di godersi il momento senza l’ansia di dover appuntare ogni minimo dettaglio – è molto apprezzato da chi lo riceve -.

#Rinfresco

Nel corso di un evento è sempre gradita l’offerta di qualcosa. Puoi creare anche una partnership e coinvolgere attività della tua zona in qualità di sponsor attivi. Per il ristoro dei tuoi ospiti, opta per un cocktail rinforzato o un aperitivo più o meno sostanzioso: un finger food è un’ottima idea perché, quando si tratta di buffet in piedi, le porzioni devono essere sempre piccole e facili da maneggiare.

#Cadeau

L’omaggio è un tocco di stile, un modo per ringraziare chi è intervenuto! Può essere una mini riproduzione di un vostro prodotto, ad ogni modo, in questo caso: largo largo alla fantasia, rimanendo comunque in tema!

#Valutazione finale

E adesso facciamo l’analisi dei risultati per valutare se gli obiettivi sono stati raggiunti!

Una volta concluso l’evento è fondamentale ricontattare gli invitati e raccogliere il loro feedback, ascoltare le critiche così come i complimenti e seguire l’andamento della copertura mediatica che ne seguirà. Saranno proprio i risultati, infatti, a decretare il successo del tuo press day e il suo ritorno di investimento.

#Digital

Oggi, quando l’organizzazione in presenza non è possibile, questo tipo di evento può essere svolto sotto format di esperienza virtuale ed essere trasmesso in live streaming creando vere e proprie location virtuali.

#Creatività

Se l’opzione digital ti risulta complicata, non perderti d’animo: semplifica…perché non c’è davvero limite alla fantasia! Se sei in zona rossa e vuoi comunque coinvolgere gli addetti alla comunicazione in un’esperienza unica, c’è un nuovo trend che sta spopolando e gioca la sua partita sulla personalizzazione e la realizzazione di seeding box in grado di creare nuove esperienze dirette con il prodotto.

►Vuoi arrivare al tuo target in modo diverso?
Creare un messaggio davvero coinvolgente?
Vuoi organizzare un Press Day? Contattami